Regolamento per la gestione delle segnalazioni e la tutela del segnalante ai sensi del d.lgs. 10 marzo 2023 n.24

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Premessa ed inquadramento normativo

Il presente regolamento è adottato da ISA S.p.A. allo scopo di adeguare la propria organizzazione interna alla disciplina introdotta dal d.lgs. 10 marzo 2023 n. 24, di recepimento della Direttiva UE 2019/1937 (protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione).
In particolare, volontà di ISA S.p.A. è definire un sistema volto a permettere la segnalazione di fatti e condotte illecite che ledano l’integrità dell’Azienda.
Il regolamento tiene conto delle Linee guida in materia elaborate e pubblicate dall’Agenzia Nazione Anti Corruzione (ANAC) con Delibera n. 311 del 12 luglio 2023.
Il regolamento specifica:
– I soggetti che possono procedere alle segnalazioni
– Le tipologie di illeciti che possono essere oggetto di segnalazione
– Il destinatario della segnalazione (di seguito anche “Gestore della segnalazione”), le modalità per l’invio della segnalazione ed il suo contenuto
– Le attività successive alla segnalazione
– Gli strumenti di tutela del segnalante
– La tutela dei dati personali

I soggetti che possono procedere alle segnalazioni

Le segnalazioni di illeciti possono essere effettuate da:
– lavoratori subordinati in forza a ISA S.p.A. con qualsiasi tipologia contrattuale, anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro, purché la segnalazione si riferisca a fatti di cui siano venuti a conoscenza durante il rapporto di lavoro
– soggetti che abbiano in corso con ISA S.p.A. un contratto di lavoro autonomo o di collaborazione coordinata e continuativa o un rapporto di tirocinio curricolare o extracurricolare
– titolari, soci, lavoratori di imprese che abbiano in corso con ISA S.p.A. un contratto di fornitura, appalto, somministrazione
– candidati all’assunzione presso ISA S.p.A., qualora le informazioni sulle violazioni oggetto di segnalazione siano state acquisite durante la selezione o la fase precontrattuale
– persone che presso ISA S.p.A. abbiano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Le tipologie di illeciti che possono essere oggetto di segnalazione

Il presente regolamento, sulla base di quanto previsto dal d.lgs. 24/2023, si riferisce alle segnalazioni di violazioni delle disposizioni normative dell’Unione Europea e della relativa normativa nazionale di attuazione, suscettibili di ledere l’integrità di ISA S.p.A.
Le segnalazioni possono avere ad oggetto violazioni della normativa europea di cui all’art. 2, comma 1, lett. a) n. 3),4),5) e 6) D.Lgs. 10 marzo 2023, n.24.
Si tratta, più nello specifico, di violazioni della normativa europea e della relativa normativa nazionale di attuazione in materia di:
– sicurezza dei trasporti
– appalti
– servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
– tutela dell’ambiente
– radioprotezioni e sicurezza nucleare
– sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali
– salute pubblica
– protezione dei consumatori
– tutela della vita privata e protezione dei dati personali
– sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
– normative in materia di concorrenza ed aiuti di Stato
Le segnalazioni legate a contestazioni, rivendicazioni, richieste relative ad interessi personali, al contratto di lavoro del segnalante, al suo rapporto con colleghi e superiori non rientrano nell’oggetto del presente regolamento e non saranno prese in considerazione.

Modalità di effettuazione della segnalazione e gestione

La segnalazione deve contenere:
– la descrizione chiara e completa del fatto oggetto della segnalazione precisando, ove possibile, anche la/le norma/e di legge che si ritengono violate
– se conosciute, circostanze di luogo e di tempo in cui il fatto si è verificato
– se conosciuta/e, identità del/dei soggetto/i che ha/hanno commesso il fatto segnalato
– se conosciute, identità di altri soggetti che possono essere a conoscenza del fatto
– eventuali documenti in possesso del segnalante utili per la valutazione del fatto segnalato o indicazione del luogo di conservazione di tali documenti

Come inviare una segnalazione

Una segnalazione whistleblowing può essere trasmessa tramite:

• Canale scritto
  Utilizzando la piattaforma web dedicata, selezionando il box “Invia una segnalazione”.
• Canale orale
  Attraverso linea telefonica al seguente numero 346 0897149 al cui accesso è autorizzato il solo Gestore e dedicata esclusivamente alle segnalazioni whistleblowing. Eventualmente, su richiesta del Segnalante, potrà essere effettuato anche un colloquio personale con il Gestore, debitamente documentato attraverso registrazione vocale o verbalizzazione controfirmata dal Segnalante.

Le segnalazioni effettuate in forma anonima potranno essere vagliate solo se precise e circostanziate. In caso contrario, non essendo possibile provvedere a contattare il segnalante per ottenere ulteriori informazioni e chiarimenti, non saranno prese in considerazione.
La tutela del segnalante non potrà essere assicurata, fintanto che la sua identità resterà sconosciuta. In alternativa, la segnalazione deve indicare l’identità del soggetto segnalante e recapito al quale essere ricontattato. L’identità del segnalante sarà conosciuta esclusivamente dal Gestore, il quale è tenuto a garantire la massima riservatezza al riguardo.

Procedura successiva alla segnalazione

Entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione verrà data conferma scritta al segnalante dell’avvenuta ricezione.
Successivamente, il segnalante potrà essere contattato dal gestore delle segnalazioni, nel caso siano necessarie ulteriori informazioni o chiarimenti rispetto a quanto segnalato.
All’atto della ricezione di una segnalazione, indipendentemente dalla modalità utilizzata verrà attribuito un numero identificativo progressivo che consentirà l’identificazione univoca della segnalazione e in un apposito registro informatico sarà annotato:
– numero identificativo
– data di ricezione
– modalità di ricezione della segnalazione
– data di conferma ricezione al segnalante
– esito dell’istruttoria
– data di riscontro al segnalante

Il Gestore procederà alla istruttoria e accertamento della segnalazione ricevuta, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, svolgendo tutte le attività che risultino necessarie, quali ad esempio:

1. verifica dei presupposti soggettivi e oggettivi previsti dal decreto:
   • se il segnalante è soggetto abilitato ad effettuarla
   • se l’oggetto rientri nell’ambito di applicazione della disciplina
2. acquisizione diretta delle informazioni da parte dei soggetti coinvolti garantendo la riservatezza mediante:
   • audizione del segnalante
   • audizione di altri soggetti interni o esterni all’azienda che possano fornire informazioni e riscontri
   • audizione del segnalato, se ciò non crei pregiudizio all’efficacia dell’attività istruttoria
3. accertamento documentale
   • consultazione di documenti aziendali, in formato elettronico o cartaceo, nel rispetto dei vincoli di riservatezza e confidenzialità determinati dalla natura e contenuto dei documenti stessi
4. richiesta di supporto per specifiche competenze tecniche:
   • a funzioni interne ed eventualmente a consulenti esterni che possano fornire un supporto tecnico nella valutazione della fondatezza della segnalazione ricevuta, ferma la riservatezza dell’identità del segnalante.

Il Gestore completerà l’attività istruttoria entro 90 giorni dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione.
Nel caso di necessità di un differimento del termine per il compimento dell’attività istruttoria, il Gestore dovrà comunicare al segnalante la necessità di proroga del termine e il motivo per cui l’attività istruttoria non è stata completata. Le proroghe possono essere disposte per un periodo di ulteriori 90 giorni ciascuna.
Terminata la fase istruttoria, il Gestore:

• In caso ravvisi la non fondatezza della segnalazione ne dispone l’archiviazione con adeguata motivazione
• In caso ravvisi la fondatezza della segnalazione redige una relazione

Gli strumenti di tutela del segnalante

Il d.lgs. 24/2023 prevede che il segnalante debba ricevere una tutela specifica per evitare qualsiasi tipo di ritorsione a seguito della sua segnalazione.
Affinché la tutela venga assicurata, devono ricorrere le seguenti condizioni:

• la segnalazione deve essere stata effettuata secondo buona fede e quindi il segnalante, al momento della segnalazione, doveva avere fondato motivo di ritenere che le informazioni sulla violazione segnalata fossero vere e rientrassero nell’ambito indicato dal d.lgs. 24/2023
• la segnalazione deve essere stata effettuata nel rispetto delle procedure previste dal presente regolamento

La tutela del segnalante non si applica nel caso in cui sia stata accertata con sentenza di primo grado la responsabilità penale del segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o la responsabilità civile per tali reati.
Nel caso in cui la segnalazione non sia stata fatta in buona fede e in caso di diffamazione o calunnia, il segnalante potrà essere soggetto a procedura disciplinare e qualora dalla segnalazione sia derivato un danno reputazionale nei confronti di ISA S.p.A., il segnalante potrà essere chiamato a rispondere del danno cagionato.
Il segnalante (ad eccezione di quanto sopra precisato) non potrà essere oggetto di atti ritorsivi quali, a titolo esemplificativo, licenziamento, demansionamento, trasferimento e ogni altra azione che comporti effetti negativi sul contratto di lavoro che saranno quindi da considerarsi nulli. La tutela spetta al segnalante anche nel caso in cui la segnalazione sia considerata non fondata all’esito dell’istruttoria, purché effettuata secondo buona fede.
La tutela di cui sopra si estende:

• ai soggetti c.d. facilitatori, cioè a coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione e che siano stati esplicitamente indicati dal segnalante nell’ambito della segnalazione
• ai colleghi che lavorano nello stesso contesto lavorativo del segnalante e che abbiano con egli rapporti abituali e correnti
• alle persone dello stesso contesto lavorativo legate al segnalante da rapporti affettivi stabili o di parentela entro il quarto grado
• agli enti di proprietà del segnalante o quelli in cui egli lavora.

In caso di rivelazione/diffusione di:

• informazioni coperte da segreto
• informazioni relative alla tutela del diritto d’autore o dei dati personali
• informazioni relative alle violazioni riscontrate che offendano la reputazione della persona coinvolta o denunciata

la punibilità del segnalante è esclusa solo in presenza di entrambe le seguenti condizioni:

• al momento della rivelazione o diffusione, vi erano fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione
• la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità richieste.

Tutela della riservatezza dei dati personali

ISA S.p.A. è titolare del trattamento di tutti i dati personali inerenti la segnalazione, con riguardo alla persona del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti eventualmente coinvolti.
I dati sono trattati adottando idonee misure finalizzate alla tutela della riservatezza, integrità e disponibilità degli stessi, sulla base di una preventiva valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del Regolamento UE 2016/679 e saranno conservati per il periodo necessario allo svolgimento delle attività conseguenti alla segnalazione e comunque per un periodo massimo di cinque anni a decorrere dalla data di riscontro della segnalazione. I dati non strettamente necessari per la gestione della segnalazione saranno cancellati immediatamente dopo la ricezione.
Il Gestore è stato autorizzati al trattamento e conseguentemente è stato istruito sulle idonee misure per la riservatezza dei dati personali trattati nell’esercizio della propria funzione.

ULTERIORI CANALI DI SEGNALAZIONE

A titolo informativo si indicano gli ulteriori canali di segnalazione previsti dal Decreto

Canale esterno: Segnalazione tramite ANAC e Divulgazione pubblica
Il segnalante potrà procedere alla segnalazione attraverso il canale di segnalazione attivato dall’Agenzia Nazionale Anti Corruzione (ANAC), attraverso il sito https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing nei seguenti casi:

• se la segnalazione effettuata nelle modalità sopra descritte tramite il canale attivato dall’Azienda non abbia avuto seguito e cioè il segnalante non abbia ricevuto riscontro dell’avvenuta segnalazione o dell’esito della stessa nei termini previsti dal presente regolamento
• abbia fondati motivi di ritenere che se effettuasse una segnalazione tramite il canale attivato dall’Azienda, la segnalazione non riceverebbe efficace seguito o provocherebbe condotte ritorsive
• abbia fondato motivo di ritenere che la violazione oggetto di segnalazione possa costituire un pericolo imminente o palese per l’interesse pubblico.

Divulgazione pubblica

La divulgazione pubblica consiste nel rendere di pubblico dominio le informazioni relative alla violazione, diffondendole attraverso mezzi di comunicazione di massa, mezzi elettronici (come ad es. social) o strumenti comunque in grado di raggiungere un numero elevato di persone
Si evidenzia che la divulgazione pubblica è una modalità di segnalazione assolutamente residuale alla quale il segnalante potrà far ricorso solo in presenza di specifici presupposti previsti dal Decreto come nel caso di mancato riscontro alla segnalazione da parte del canale interno ed esterno e nel ricorrere a tale modalità di segnalazione il segnalante dovrà inoltre tener conto delle conseguenze che possono derivare in caso di infondatezza della segnalazione.

Il regolamento sarà tempestivamente aggiornato nel caso di modifiche normative in materia, di cambiamenti organizzativi dell’Azienda tali da impattare sull’applicazione del regolamento, di introduzione di nuovi strumenti, anche tecnologici, che modifichino le modalità operative descritte.

Definizioni

«Gestore delle segnalazioni»: la persona fisica a cui è affidata la gestione del canale di segnalazione all’interno dell’impresa;
«canale di segnalazione interno»: procedura organizzativa interna all’impresa con cui si individuano le modalità di gestione della segnalazione;
«segnalazione»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni;
«segnalante»: la persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo.
«segnalato»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione o comunque implicato nella violazione segnalata;
«incolpato»: la persona fisica nei cui confronti si attivi una procedura disciplinare a seguito della segnalazione;
«facilitatore»: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL GDPR – REGOLAMENTO UE 2016/679

Titolare del Trattamento e dati di contatto.
In conformità a quanto disposto all’art. 13 del GDPR, si informa che i dati saranno trattati da ISA spa, in qualità di Titolare del trattamento con sede in Via Leonardo da Vinci n. 4, 61036 Calcinelli (PU) secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza e rispettando la riservatezza e i diritti degli interessati.
I ns recapiti sono i seguenti: tel. 0721/891810 e-mail: privacy@isainfissi.com

Finalità e base giuridica.
La finalità del trattamento è l’acquisizione e la gestione delle segnalazioni e la base giuridica è l’adempimento degli obblighi previsti dal D. Lgs n. 24/2023.

Destinatario dei dati e soggetti a cui i dati possono essere comunicati. I dati sono trattati dal Gestore delle Segnalazioni che opera sotto la responsabilità del Titolare e al quale sono state impartite specifiche istruzioni e prescritti obblighi di riservatezza. Per le finalità di cui sopra, i dati, potrebbero essere comunicati a dipendenti o collaboratori esterni previamente autorizzati e sotto il vincolo di riservatezza.
I dati non sono diffusi o comunicati a terzi al di fuori delle specifiche previsioni normative (ad es. in caso di richieste da parte dell’Autorità Giudiziaria).

Trasferimento dei dati. I dati non saranno oggetto di trasferimento presso un paese terzo è possibile solo l’eventuale trasferimento verso paesi UE.

Conservazione dei dati. I dati raccolti saranno conservati per un periodo massimo di cinque anni e potranno essere conservati per un periodo maggiore a seguito di richieste della Pubblica Autorità.

Diritti degli interessati. I diritti riconosciuti agli interessati dal GDPR sono:
l’accesso ai dati personali per conoscere ad esempio, le finalità e categorie di dati trattati, a chi sono comunicati e tutte le informazioni indicate all’art. 15;
la cancellazione dei dati non più necessari rispetto alle finalità e in tutti i casi previsti dall’art. 17;
la rettifica in caso di inesattezza dei dati in base all’art. 16;
la limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18;
la portabilità dei dati nei casi previsti dall’art. 20;
l’opposizione al trattamento nei casi previsti dall’art.21.

Reclamo. E’ riconosciuto il diritto di presentare reclamo all’Autorità di controllo italiana (Garante per la protezione di dati personali).
Modalità di esercizio dei diritti. Per esercitare qualsiasi diritto inerente i dati personali, potrà scrivere una mail al seguente indirizzo: privacy@isainfissi.com